<<< Список статей и публикаций в алфавитном порядке
Цель данной статьи – ознакомить с Законом Республики Казахстан от 04 мая 2020 года № 321-VI ЗРК «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам труда» в части автоматизации учета трудовых договоров.
В соответствии с пп. 35-1) п. 1 ст. 1 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V (далее – ТК РК) единая система учета трудовых договоров – информационная система, предназначенная для автоматизации учета трудовых договоров, трудовой деятельности и численности работников (далее – ЕСУТД).
Заключение трудового договора, внесение в него изменений и дополнений могут производиться в форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи (п. 1 ст. 33 ТК РК).
Акты работодателя оформляются в письменной форме или форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи (ст. 11 ТК РК). К актам работодателя относятся приказы, распоряжения, инструкции, правила, положения, графики сменности, графики вахт, графики отпусков.
Согласно Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 (далее – Правила документирования), электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи.
В соответствии с Законом Республики Казахстан от 07 января 2003 года № 370 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронная цифровая подпись – набор электронных цифровых символов, созданный средствами электронной цифровой подписи и подтверждающий достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания.
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденный приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 (в редакции от 15.04.2020, далее – Перечень) устанавливает сроки и форматы хранения документов, образующихся в государственных и негосударственных организациях.
Перечнем предусмотрены следующие форматы хранения документов: «Электронный документ», а также «Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы».
Примечанием к пунктам 12 и 484 Перечня установлено, что форматы хранения приказов по основной (производственной) деятельности и по личному составу, а также трудовых договоров являются документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
Это означает, что документ оформляется и хранится на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением всех требований по оформлению, предусмотренных Правилами документирования.
Примечанием к Перечню установлено, что при отсутствии системы электронного документооборота оформляется документ на бумажном носителе.
Таким образом, приказы по основной (производственной) деятельности и по личному составу, трудовые договоры должны оформляться и храниться на бумажном носителе, а в случае наличия в организации электронного документооборота – также и в виде электронного документа.
Права и обязанности работника и работодателя
по автоматизации учета трудовых договоров
Работник имеет право на получение из ЕСУТД сведения о трудовом договоре и своей трудовой деятельности (пп. 25 п. 1 ст. 22 ТК РК).
Работник обязан предоставлять документы, необходимые для заключения трудового договора (ст. 32 ТК РК). Работодатель не вправе требовать документы, не предусмотренные настоящей статьей, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
Работодатель имеет право на получение из ЕСУТД сведений о трудовой деятельности претендентов (с их предварительного согласия) и работников (пп. 13 п. 1 ст. 23 ТК РК).
Работодатель обязан вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях, содержащих сведения, предусмотренные подпунктами 1), 2), 3), 4), 5) и 13) пункта 1 статьи 28 настоящего Кодекса, в единую систему учета трудовых договоров в порядке, определенном уполномоченным государственным органом по труду (пп. 27 п. 2 ст. 23 ТК РК):
1) реквизиты сторон:
фамилию, имя, отчество (если оно указано в документе, удостоверяющем личность) работодателя – физического лица, адрес его постоянного места жительства и сведения о регистрации по месту жительства, наименование, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность;
индивидуальный идентификационный номер (бизнес-идентификационный номер);
наименование работодателя – юридического лица и его место нахождения, номер и дату государственной регистрации работодателя – юридического лица, бизнес-идентификационный номер;
фамилию, имя, отчество (если оно указано в документе, удостоверяющем личность) работника, адрес его постоянного места жительства и сведения о регистрации по месту жительства, наименование, номер, дату выдачи документа, удостоверяющего его личность, индивидуальный идентификационный номер;
Реквизиты сторон: индивидуальный идентификационный номер работодателя – физического лица или бизнес-идентификационный номер работодателя – юридического лица; индивидуальный идентификационный номер работника;
2) работу по определенной специальности, профессии, квалификации или должности (трудовую функцию);
3) место выполнения работы;
4) срок трудового договора;
5) дату начала работы;
13) дату заключения и порядковый номер.
Работодатель может внести дополнительные сведения:
1) режим рабочего времени и отдыха;
2) основания расторжения трудового договора;
3) военная обязанность;
4) специальные умения и навыки;
5) общие и гибкие навыки.
Информацию о трудовом стаже работников можно передавать в ЕСУТД путем интеграции информационных систем согласно Приказу и.о. Министра информации и коммуникаций Республики Казахстан от 29 марта 2018 года № 123 «Об утверждении Правил интеграции объектов информатизации «электронного правительства» (в редакции от 29.04.2020).
В ЕСУТД гражданско-правовые договоры не вносятся.
Регистрация трудовых договоров
- Для регистрации трудовых договоров работодатель должен быть зарегистрирован на портале Электронная биржа труда www.enbek.kz (далее – ЭБТ), сведения о предприятии должны быть подтверждены электронно-цифровой подписью (далее – ЭЦП).
- Для входа на портал нужно пройти по ссылке www.enbek.kz и нажать на кнопку «Вход» в правом верхнем углу главной страницы.
- В открывшемся окне следует ввести свой логин и пароль, после чего нажать на кнопку «Войти».
Инструкция для работодателей по регистрации трудовых договоров на портале Электронная биржа труда (www.enbek.kz) разработана АО «Центр развития трудовых ресурсов» https://www.enbek.kz/docs/ru/instructions.
Также разработана Инструкция для работодателей по заключению электронных трудовых договоров на портале Электронная биржа труда.
Компетенция Министерства труда в области ЕСУТД
1. Разрабатывает и утверждает правила представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров (пп. 41-5) ст. 16 ТК РК).
В настоящее время Министерством труда и социальной защиты Республики Казахстан разрабатываются Правила предоставления и получения сведений о трудовом договоре из единой системы учета трудовых договоров (срок принятия август 2020 года). Проект Правил можно посмотреть на официальном сайте Министерства труда и социальной защиты Республики Казахстан.
2. Обеспечивает конфиденциальность и защиту персональных данных работника, содержащихся в единой системе учета трудовых договоров, в соответствии с законодательством Республики Казахстан о персональных данных и их защите (пп. 41-7) ст. 16 ТК РК).
3. Представляет сведения из единой системы учета трудовых договоров физическим и юридическим лицам с учетом требований законодательства Республики Казахстан о персональных данных и их защите (пп. 41-8) ст. 16 ТК РК).
Статья предоставлена онлайн-сервисом https://kadrykz.kz
КИСЕЛЁВА Юлия Александровна, соучредитель онлайн-сервиса https://kadrykz.kz/, главный редактор журнала «Кадровик», бизнес-тренер семинаров по кадровому делопроизводству и архивному хранению документов, г. Алматы (Источник: Онлайн-сервис https://kadrykz.kz)
<<< Список статей и публикаций в алфавитном порядке
Статьи и публикации, находящиеся на сайте, предоставлены авторами или найдены в открытых источниках.
Материалы размещены исключительно в ознакомительных целях.
